Notre projet pour accompagner la refonte du SI d’un groupe pharmaceutique sur L'ERP SAP S/4 HANA

Secteur de la pharmaceutique

Service : Refonte globale du système SAP

Technologies : SAP S/4 Hana, e-proc

Mots-clés : SAP, ERP, Migration, Transformation du SI, Achats, Finance

Points clés du projet de refonte du Système d‘information sur SAP S/4 HANA dans le secteur pharmaceutique

Les projets de migration SAP et de refonte du Système d’Information ont des impacts informatiques importants. Cependant, les changements dépassent le cadre IT et touchent aussi souvent les Directions métiers, les processus internes et externes ainsi que l’organisation.

Ce projet ne dérogeait pas à cette règle. La transformation du SI de ce groupe pharmaceutique avait des objectifs à la fois métiers, réglementaires, opérationnels, et SI :

  • Améliorer la performance globale des opérations,
  • Garantir la validation Pharmaceutique de son SI et anticiper les évolutions futures,
  • Bénéficier de l’intégration de SAP dans sa dernière version SAP S/4 Hana,
  • Simplifier la solution cible par l’adoption de pratiques standards,
  • Remplacer les applications existantes obsolètes et réduire ainsi significativement les coûts de maintenance.

Refonte globale du système d’information groupe sur l’ERP SAP S/4 Hana.

Nous avons chez Infogene accompagné le client sur les dimensions conseil, AMOA et conduite du changement autour de ce projet de transformation du SI.

Les objectifs ont été de réduire le nombre d’applications, simplifier les processus et rationaliser les flux d’informations tout en répondant à l’évolution des exigences réglementaires.

SAP FI/CO, SAP SD, SAP MM, SAP WM, SAP QM, SAP PP, EBX (référentiel de données), Talend (middleware), solution e-proc, solution dématérialisation des factures fournisseurs.

Contexte de la refonte du système d’information de ce groupe pharmaceutique sur SAP S/4 HANA

Notre client dans le secteur pharmaceutique possédait initialement plusieurs ERP. Cela entraînait une gestion complexe et des coûts de maintenance élevés de son SI.

A titre d’exemple, deux applicatifs SAP différents étaient utilisés pour la partie achat, un autre ERP pour la partie vente et encore un supplémentaire pour l’activité de production ou qualité. Toutes ces applications déversaient les informations dans le système de comptabilité qui devait consolider toutes les données.

Il y avait donc un impératif d’urbanisation et d’architecture du SI auquel s’ajoutait une obsolescence des systèmes en place.

La transformation du SI de ce groupe pharmaceutique s’est donc imposée afin d’harmoniser l’ensemble des applications et de rationaliser les flux au travers d’un seul système ERP qui piloterait toute l’activité.

Ce chantier de transformation a été réparti en plusieurs lots et a pris en compte de nombreux métiers : master data management (référentiel de données), finance et contrôle de gestion, achats et logistique, planification, production, qualité, etc.

Comment migrer son ERP pharma vers SAP S/4 HANA ?

Les enjeux pour refondre le SI de ce groupe pharmaceutique sur l’ERP SAP S/4 HANA

Ce projet d’envergure soulevait de nombreux enjeux, notamment de planification, de gestion des délais et des coûts.

Au-delà de la gestion de projets IT, cette refonte impactait fortement les métiers. Les anciens systèmes avaient engendré de nombreuses personnalisations par services. Cela a multiplié les interfaces et impliquait un support et des coûts de maintenance importants.

Cette transformation du SI a aussi été l’occasion pour ce groupe pharmaceutique de se focaliser sur leur activité principale de R&D et de production de médicaments et d’externaliser une part de la logistique et de la vente.

L’accompagnement au changement faisait donc partie intégrante des enjeux : ces projets de grande envergure, impactent fortement les méthodes de travail et s’étalent sur plusieurs années. La formation, la communication, l’engagement des directions et l’adoption par les utilisateurs sont des passages obligés pour que ces projets réussissent !

Le client disposait des ressources de l’intégrateur en interne, et de consultants Infogene pour l’accompagner sur la partie AMOA avec une expertise métier et technique. Cette séparation entre la mise en place technique et l’accompagnement assurait que l’intégrateur ne soit pas juge et partie !

Avec les contraintes du système historique fragmenté, les équipes internes n’avaient pas l’expérience de pilotage de projets de refonte complète du SI avec une dimension architecturale. Sans cette expertise, il était difficile d’analyser avec précision les solutions proposées par l’intégrateur. Grâce à l’expérience des consultants d’Infogene dans des projets similaires, aussi bien en termes de solutions SAP que du secteur d’activité pharmaceutique, le client bénéficiait d’un regard externe et objectif sur les choix de conception : avantages, inconvénients, conséquences et impacts.

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Nous avons réalisé les missions suivantes pour accompagner la refonte du SI vers l’ERP SAP S/4 Hana

Dans ce projet, nous avons accompagné et conseillé notre client dans l’implémentation des modules SAP (FI-CO-MM-WM-SD-PP-QM), des solutions e-proc (achats indirects) et de dématérialisation des factures.

Le Lot 1 concernant la solution SAP S4 HANA Finance, les achats indirects (solution e-proc) et le référentiel des données a été livré en septembre 2018.

Nous avons ensuite piloté le Lot 2, sur les sites industriels France regroupant la logistique, la production, la qualité, le contrôle de gestion industriel et l’intégration des ventes.

Préparer les scénarios et données pour exécuter les tests (TU, UAT, TNR, Dry run)

Participer aux travaux de Qualification Opérationnelle Computer System Validation – CSV

Assister les Métiers dans la rédaction des procédures

Construire les modules de formation

Former les key-users formateurs

Exécuter les travaux de bascule en production

Assurer le support renforcé post démarrage – Hypercare

Assister le maître d’ouvrage dans le projet, les analyses et les décisions

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